Xin chào các bạn!
Nếu bạn đang đau đầu vì dữ liệu trong đội nhóm cứ lung tung khắp nơi, thì Shared Drives trong Google Workspace chính là “cứu tinh” dành cho bạn. Đây là công cụ tuyệt vời giúp lưu trữ, chia sẻ và quản lý tệp một cách gọn gàng, chuyên nghiệp. Đừng lo nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu – hôm nay, mình sẽ cầm tay chỉ việc, giúp bạn cài đặt Shared Drives nhanh gọn trong vài bước đơn giản. Cùng bắt đầu nào!
Shared Drives Là Gì? Tại Sao Bạn Nên Dùng Nó?
Trước tiên, hãy làm quen với “nhân vật chính” nhé! Shared Drives là ổ đĩa dùng chung trong Google Workspace, được thiết kế để cả team cùng làm việc. Khác với Google Drive cá nhân, Shared Drives cho phép mọi thành viên truy cập, chỉnh sửa và quản lý tệp ngay cả khi ai đó rời nhóm. Tệp ở đây thuộc về đội nhóm, không phải cá nhân, nên chẳng lo mất dữ liệu khi có người nghỉ việc. Nghe hấp dẫn chưa? Giờ thì vào việc thôi!
Điều Kiện Cần Trước Khi Cài Đặt Shared Drives
Để bật Shared Drives, bạn cần đảm bảo vài điều nhỏ sau:
- Quyền quản trị viên: Bạn phải là admin của Google Workspace. Nếu không, nhờ sếp hoặc IT bật giúp nhé!
- Gói dịch vụ phù hợp: Shared Drives chỉ có trên các gói Business Standard, Business Plus, Enterprise hoặc Education. Kiểm tra gói của bạn trong Admin Console để chắc chắn nha.
Sẵn sàng rồi chứ? Cùng đi qua các bước cài đặt nào!
Các Bước Cài Đặt Shared Drives
Cài đặt Shared Drives siêu dễ, chỉ cần làm theo từng bước dưới đây là xong ngay:
Bước 1: Tạo một Shared Drives mới
- Mở Google Drive
- Ở bên trái, nhấp vào Shared Drives
- Ở trên cùng, nhấp vào biểu tượng New
- Nhập tên và nhấp vào Create
Bước 2: Thêm các thành viên vào bộ nhớ dùng chung
Thêm thành viên vào Shared Drives chỉ với vài thao tác đơn giản:
- Trên máy tính của bạn, truy cập vào
- Ở bên trái, nhấp vào Shared Drives và nhấp đúp vào một trong các bộ nhớ dùng chungcủa bạn
- Ở trên cùng, nhấp vào Add members
- Thêm tên, địa chỉ Email hoặc địa chỉ group trong công ty
- Theo mặc định, thành viên mới là Người quản lý nội dung. Họ có thể tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các File
- Có thể thay đổi phân quyền cho thành viên mới
- Nhấp vào Send
Bước 3: Thêm File hoặc thư mục vào bộ nhớ
- Truy cập vào drive.google.com
- Nhấp chuột trái vào Shared Drives, rồi chọn một bộ nhớ dùng chung của bạn
- Nhấp vào New
- Kéo File hiện có (mà bạn sở hữu) từ máy tính của bạn hoặc từ My Drive vào Shared Drives . Hoặc, ở đầu Drive, nhấp vào New và chọn một tùy chọn:
-
- Để tạo File, hãy chọn loại File bạn muốn tạo, chẳng hạn như file Google Doc
- Để tải File lên, hãy nhấp vào File upload. Điều hướng đến File và mở nó
- Nhấp đúp vào File để mở và chỉnh sửa
Thay đổi các quyền truy cập cho các thành viên
Thay đổi quyền truy cập của từng thành viên cho phù hợp với nhiệm vụ của họ trong nhóm:
- Ở bên trái, nhấp vào Shared Drives
- Ở trên cùng, bên cạnh tên bộ nhớ dùng chung, nhấp vào Mũi tên xuống Manager
- Bên cạnh tên của thành viên chọn cấp truy cập mới hoặc Remove members
- Nhấp vào Done
Các quyền truy cập khác nhau trong Bộ nhớ dùng chung
| Quyền Truy Cập | Full Access (Đầy đủ quyền) |
Edit Access (Quyền sửa) |
Comment Access (Quyền bình luận) |
View Access (Quyền xem) |
|---|---|---|---|---|
| Can view files and folders (Có thể xem file và folders) |
✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Can comment on files (Có thể bình luận trên file) |
✔ | ✔ | ✔ | – |
| Can edit files (Có thể chỉnh sửa file) |
✔ | ✔ | – | – |
| Can create and upload files, can create folders (Có thể tạo, tải file lên và tạo folder) |
✔ | ✔ | – | – |
| Can add people to Team Drives or remove them (Có thể thêm hoặc xóa người khỏi Team Drive) |
✔ | – | – | – |
| Can add people to specific files (Có thể cấp quyền truy cập vào các file cụ thể) |
✔ | ✔ | – | – |
| Can move files and folders (Có thể di chuyển file và folder) |
✔ | – | – | – |
| Can delete files and folders (Có thể xóa file và folder) |
✔ | – | – | – |
| Can restore files from trash (Có thể khôi phục file từ thùng rác) |
✔ | ✔ | – | – |
Ẩn hoặc hiện bộ nhớ dùng chung trong Google Drive
- Truy cập vào Google Drive.
- Nhấp chuột vào Shared Drives
- Để ẩn nhấp chuột phải Folder và nhấp vào Hide Shared Drives
- Để hiện nhấp chuột phải Folder và nhấp vào Unhide Shared Drives
Mẹo Nhỏ Khi Sử Dụng Shared Drives
- Phân quyền rõ ràng: Gán vai trò cho thành viên (quản lý, chỉnh sửa, xem) để tránh lộn xộn.
- Đặt tên tệp dễ hiểu: Thêm ngày tháng hoặc dự án vào tên tệp để tìm kiếm nhanh hơn.
- Kiểm tra định kỳ: Admin nên xem lại quyền truy cập thường xuyên để đảm bảo bảo mật.
Lợi Ích Khi Cài Đặt Shared Drives Thành Công
Khi bạn hoàn thành các bước trên, cả đội sẽ được hưởng “trái ngọt” ngay:
- Tệp được sắp xếp khoa học, không còn cảnh “ai để đâu mất rồi?”.
- Dễ dàng cộng tác, chỉnh sửa tài liệu cùng lúc mà không lo xung đột.
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và quản lý – tập trung vào công việc chính thôi!
Gặp Sự Cố? Đừng Lo, Có Google Lo!
Nếu bạn bật Shared Drives mà không thấy xuất hiện, thử kiểm tra lại gói Google Workspace hoặc liên hệ nhà cung cấp của bạn hoặc đội ngũ hỗ trợ Google qua support.google.com. Mọi thứ sẽ ổn thôi, cứ bình tĩnh nhé!
Bắt Đầu Với Shared Drives Ngay Hôm Nay!
Cài đặt Shared Drives trong Google Workspace không hề phức tạp đúng không? Chỉ vài cú nhấp chuột là bạn đã tạo ra một không gian làm việc chung siêu tiện lợi cho cả team. Hãy thử ngay hôm nay để thấy công việc trơn tru hơn bao giờ hết. Nếu cần thêm hướng dẫn, cứ ghé lại https://chiasehay.org/ xem lại các bước hướng dẫn nhé!
