Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft. Là một ứng dụng có thể sử dụng độc lập, tuy nhiên người dùng vẫn rất quen thuộc khi sử dụng Outlook như một ứng dụng email với những tính năng tuyệt vời.
Chính vì những tính vượt trội và hiệu quả của Outlook nên có thể bạn vẫn chưa khai thác hết những tính năng hữu ích mà phần mềm này mang lại. Hãy cũng điểm qua những thủ thuật dưới đây, để có thể sử dụng nó 1 cách tối đa nhé!
1. Thay đổi số dòng hiển thị trong phần Message Preview
Mặc định, bạn sẽ chỉ thấy được 1 dòng của email được preview trong cột giữa của Outlook như thế này:
Tuy nhiên, có 1 cách để để hiển thị được nhiều hơn. Bạn hãy click vào tab View / Message Preview, chọn 2-3 lines để hiển thị được nhiều thông tin hơn. Ngoài ra bạn còn có thể chọn settings này cho 1 thư mục cố định hoặc toàn bộ hộp thư luôn nhé.
2. Chọn thư mục mặc định khi mở Outlook
Mặc định trong Outlook khi mở lên bạn sẽ đứng ở thư mục Inbox tổng. Nếu muốn bạn có thể ẩn bớt thông tin trong mục Inbox. Bạn hãy thực hiện theo bước sau: File / Options / Advanced / Outlook start and exit sau đó chọn tới thư mục mặc định mà bạn muốn thấy khi mở lên.
3. Tạo thư mục tìm kiếm
Nếu có nhu cầu tách các mail chưa đọc (Unread), bạn có thể tạo Search Folder để dễ dàng tìm kiếm và áp dụng tips 2 ở trên.
Để tạo Search Folder, bạn kéo xuống cuối cùng của phần hộp thư, click chuột phải chọn New Search Folder. Thao tác này chỉ có ý nghĩa với tìm kiếm nên bạn không cần quá lo lắng về các thư mục cũng như Rules mà bạn đã tạo với từng hộp mail. Hơn nữa ngoài những template có sẵn, bạn sẽ có thể tạo được những filter riêng tùy theo nhu cầu.
4. Clean up Folder
Clean up folder là một tính năng cho phép loại bỏ các email dư thừa trong 1 chuỗi email (thường là kiểu email qua lại, được trích dẫn qua lại nhiều lần). Khi chạy cái này, nó sẽ di chuyển các message trong thư mục đã chọn vào mục Deleted Items.
Để thực hiện tính năng này, bạn click chuột phải vào folder cần dọn dẹp, chọn Clean up Folder
Clean up folder là cho phép loại bỏ các email dư thừa
Ngoài ra, bạn cũng có thể cấu hình thêm một vài tùy chọn trong việc clean up này khi click vào Settings
5. Cài lịch gửi email
Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai, nên bạn có thể lên lịch gửi một email đã soạn từ trước.
Để thực hiện tính năng này, bạn vào cửa sổ soạn email, chọn thẻ Options, chọn Delivery Options và cài đặt thời gian trong chỗ “Do not deliver before…”
Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm gửi và sẽ thấy thư được chạy vào thư mục Outbox trong hàng đợi.
6. Sử dụng Quick Steps
QuickStep là tính năng cho phép bạn gán vào những hành động được chỉ định và thực hiện chúng bằng 1 cú click hoặc 1 tổ hợp phím tắt.
Ví dụ bạn đang muốn gửi 1 cái email với 1 nội dung sẵn có hoặc muốn thực hiện các thao tác như di chuyển mail, đánh dấu important hay forward tới một người nào đó, bạn chỉ việc gán cho Outlook biết hành động đó bằng cách vào Home / Quick Steps và chỉ cho nó biết hành động cần làm.
7. Mở nhiều cửa sổ Outlook
Trong Outlook bạn có thể nhiều cửa sổ 1 lúc, mục đích của việc này có thể giúp cho bạn sử dụng song song 2 account trên 2 cửa sổ hoặc một cửa sổ duyệt mail, 1 cửa sổ mở Calendar…
Bạn hãy thực hiện thao tác click chuột phải vào biểu tượng Outlook ở dưới thanh Taskbar, chọn Outlook 2016.
Ngược lại khi tắt, bạn có thể tắt từng cửa sổ một bằng cách nhấn vào dấu X ở bên tay phải, hoặc muốn tắt hết 1 lúc thì vào File /Exit.
8. Thay đổi tên trên tài khoản Outlook
Khi bạn thêm 1 account vào Outlook, mặc định nó sẽ lấy địa chỉ email làm tên tài khoản, để thay đổi, bạn vào File > Info rồi chọn Account Settings > chọn Account bạn muốn rồi click Change.
Lưu ý: một số Account bị giới hạn và chỉnh sửa bởi doanh nghiệp thì không đổi được nhé bạn
9. Khởi chạy Outlook bằng lệnh
Outlook cho phép bạn có thể chạy được nhiều tác vụ bằng các câu lệnh mà không cần phải thao tác trực tiếp trên giao diện GUI.
Ví dụ bạn cần gửi một email tới địa chỉ [email protected], bạn chỉ việc mở Run lên và gõ vào
outlook.exe /c ipm.note /m [email protected] hoặc nếu bạn muốn gửi kèm attachment thì bạn dùng câu lệnh sau:
outlook.exe /c ipm.note /m [email protected] /a "D:\attachment.xlsx"
